Gemeente Súdwest-Fryslân kiest voor integrale kaart

4 juli 2017

Gemeente Súdwest Fryslân heeft Vicrea definitief de opdracht gegund voor het realiseren van de “Integraal Digitaal Kaartbeheer” omgeving. Het betreft een samengestelde applicatie voor inwinning, beheer, uitwisseling en presentatie van administratieve en geometrische gegevens.

Vrijwel alle Vicrea producten worden geleverd: Neuron Stroomlijn, Gegevensmagazijn, SmartMaps, BAG, BGT, Inwinning, Koppelvlakkensuite, WOZ-registratie, WKPB, BRK en ESB.

 

In gesprek met Súdwest Fryslân

Jullie integrale kaart, wat houdt dat in?‘ Toen wij het BGT-beheer erbij kregen zijn wij goed gaan nadenken over een logische werkwijze. Kaartbeheer was natuurlijk al aan de orde van de dag en de BGT deed ons afvragen: kunnen we niet alles met de kaart in één bewerkingsslag doen? Beheer én inwinning plus de administratieve gegevens rondom de BGT, de BAG en BOR, alles bij elkaar vegen. Later kwamen daar ook nog de WOZ en de BRK bij en werd de vraag nog breder. Uiteindelijk kwamen we tot de conclusie dat we inwinning, centraal beheer, analyse en presentatie over al die domeinen heen ambieerden. Een alternatief voor de huidige spaghetti aan applicaties, verdeeld over allerlei afdelingen. Want allemaal verkokerde beheeromgevingen en aparte analyses zien wij niet zitten.’

Een spaghetti aan applicaties, verdeeld over allerlei afdelingen, dat zien wij niet zitten

Wat levert deze samenhang de gemeente op? ‘Heel veel, op verschillende terreinen. Ten eerste kunnen we flink besparen op kosten. Want een verkokerde aanpak betekent licentiekosten voor verschillende kaartmotoren. Ten tweede verwachten we dat onze specialistische teams meer en intensiever zullen gaan samenwerken, dus geen eilandjes meer. De kwaliteit van de gegevens zal bovendien beteren doordat er meer afstemming, logica en verrijking ontstaat. En het allerbelangrijkste is uiteindelijk dat het resulteert in de verbetering van de service en dienstverlening naar onze burgers en bedrijven. Burgers hebben uiteenlopende vragen, het KCC is er niet bij gebaat om allerlei verschillende kaarten te moeten raadplegen. Ons KCC heeft straks in één oogopslag alle gegevens paraat, of het nu gaat om speelveldjes, eigenaars van panden, bestemmingsplannen, noem maar op. De wereld van de basisregistraties en de dagelijkse praktijk van de burger groeien zo dichter naar elkaar toe. Daarbij vinden wij het belangrijk om van buiten naar binnen te denken, de behoeften van burgers voorop. Welke gegevens ontsluit je via de kaart? Wanneer iets stuk is bijvoorbeeld en een burger wil dat melden, dan is een verrijkte, actuele kaart met relevante informatie, die bovendien snel is, belangrijk. Zo brengen wij het stelsel naar voren. Wij geloven dat het stelsel de kapstok is in de informatiemaatschappij.

De voordelen van een integrale benadering:

1. Kostenbesparing: 10% FTE | 2. Samenwerking tussen teams / geen eilandjes | 3. Gegevenskwaliteit verhogen | 4. Dienstverlening verbeteren

Hoe hebben jullie dit vervolgens aangepakt? ‘In eerste instantie heb je te maken met een stukje bedrijfsvoering en het creëren van draagvlak voor een andere aanpak. Intern hebben we alle direct betrokkenen laten aanhaken. Ook de wethouder was enthousiast. Het is punt is wel, we deelden een visie. Mensen vragen dan al snel wanneer alles operationeel is, je schept verwachtingen. Maar zo snel gaat dat natuurlijk niet. We zijn op zoek gegaan naar een partij die eenzelfde visie deelt en dit kan realiseren. Samen met Vicrea zijn we hierover in gesprek gegaan.’

Zijn jullie niet op weerstand gestuit?‘ Als organisatie ben je gewend aan de verkokerde, fragmentarische aanpak. Je hebt natuurlijk met mensen te maken die hun domein goed op orde hebben. Natuurlijk is veranderen soms eng. Door een proof of concept (POC) te doen en iedereen erbij te betrekken is de weerstand weggenomen.’

Wat hield de POC in? ‘We hebben verschillende applicaties geladen in een integrale beheeromgeving en hebben vervolgens een soort simulatiespel gespeeld. Al snel merkten we dat het delen van kennis van elkaars verschillende vakgebieden heel erg nuttig is bij domein overstijgende werkprocessen. We kwamen snel dichter tot elkaar.

Welke van de vier genoemde voordelen werd onderschreven door het POC? ‘Alle vier. We verwachten zo’n 10% FTE te kunnen besparen, de foutmelding te verlagen met 5% en veel efficiënter samen te gaan werken. In de toekomst zal de continuïteit dan ook beter geborgd zijn wanneer we een team van ‘allround objectbeheerders’ zijn, in plaats van BGT-beheerders, BAG-beheerders, et cetera.’

Kwamen er nog valkuilen naar voren? ‘De koppelvlakken zijn de kritische succesfactoren. Er zijn nog geen standaarden voor het afstemmen van het beheer en het gebruik van de applicaties.’

Wat wordt de volgende stap? ‘We ontwikkelen de integrale kaart samen met Vicrea, zij delen onze visie. Uiteraard is dat een flink proces wat maar wij pakken het daarom projectmatig aan.’

Deel dit artikel