Betere dienstverlening en interne organisatie

Hollands Kroon is een gemeente waar plaats- en tijdsonafhankelijk gewerkt kan worden en medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor het werk (resultaatafspraken  met de medewerkers). De gemeente hanteert het principe van zelfsturende team hetgeen leidt tot een platte organisatie. Dit organisatieprincipe vereist een feilloze informatievoorziening. De gemeente stelt derhalve hoge eisen aan haar informatie (volledig, juist, betrouwbaar, beschikbaar, etc.). Dat legitimeerde direct na de fusie in 2012 de uitrol van het zaakgericht werken. Toen bleek dat de kwaliteit van de onderliggende registraties voor verbetering vatbaar waren. De data bleek niet te voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Er was dus veel werk aan de winkel.  Veel NUP-werk.

In eerste instantie is de koppeling van de basisregistratie voor de persoonsgegevens (GBA) en de adressen en gebouwen (BAG)  opgepakt en uitgerold. Uit die exercitie kwam de behoefte aan standaards naar voren. Blijf je binnen het werkgebied van een enkele leverancier dan is het probleem veel kleiner om applicaties te met elkaar te laten communiceren. Deze situatie doet zich in Hollands Kroon niet voor. Daar is sprake van een multi-vendor omgeving waardoor verschillende systemen van verschillende leveranciers met elkaar moeten communiceren. De directie heeft in 2013 op grond van deze ervaringen, onder aanvoering van de Directeur Bedrijfsvoering Anja van der Horst,  besloten onder architectuur te gaan werken en het gebruik van standaards te verplichten. Door de keuze voor standaarden gaat de ict voor de organisatie werken in plaats van de organisatie voor de ict. Deze keuze in combinatie met de wens een transparante en open organisatie te zijn, tekent de weg naar de toekomst. Dus: de basis op orde, zaakgericht werken en modelmatig de informatievoorziening inrichten. 

Stap voor stap  wordt deze keuze, gemaakt door de top van de organisatie, ingevuld met ter zake deskundige medewerke

Anja van der Horst, directeur bedrijfsvoering Gemeente Hollands Kroon

rs en leveranciers die dezelfde principes onderschrijven én waarmaken. Concreet betekent dit dat dat applicaties van Decos, Vicrea, Centric (Key2datadistributie), en Rem(open wave ) feilloos met elkaar moeten communiceren. De enterprise service bus (Neuron Integratie van Vicrea) zorgt hiervoor. Ook de communicatie met landelijke voorzieningen (digipoort) wordt zo ingeregeld.

Inmiddels is het WABO-traject (omgevingsvergunning) opgepakt. In dit traject komen alle onderdelen van een geïntegreerde informatievoorziening aan de orde. De aanvraag die extern vanuit het  Overheidsloket Online(OLO) wordt gedaan, komt binnen via de digikoppeling, ingeschoten in het zaaksysteem/DMS (Decos), vervolgens doorgezet naar het processysteem Open Wave(REM) ter behandeling. Status en documenten die ontstaan tijdens de behandeling worden overeenkomstig doorgegeven aan OLO en Decos . Het spreekt  vanzelf dat alle systemen ook via de ESB (Neuron Integratie van Vicrea) in staat zijn BAG en BPR gegevens te raadplegen en over te nemen door de koppeling met key2datadistributie(Centric) en de GBA-V .

In dit najaar worden de BRK en NHR op dezelfde wijze opgepakt als volgende stap. 

Gemeente Hollands Kroon laat zien dat NUP werkt. Basisregistraties en open communicatiestandaarden worden snel en adequaat ingericht omdat ze een essentiële randvoorwaarde zijn voor de eisen die de gemeente stelt aan de dienstverlening en de wijze waarop zij wil werken.

Hollands Kroon toont aan dat NUP loont en dat NUP kan. Eveneens wordt aangetoond dat NUP meer is dan wetten en aanbevelingen en technische hoogstandjes. NUP is vooral een koers van samenwerking tussen gelijkgestemde gemeenten en leveranciers.

 

Foto: Anja van der Horst, directeur bedrijfsvoering Gemeente Hollands Kroon