Digitaal statusformulier inkomen zorgt voor kostenbesparing Gemeente Nijmegen

Rob Remie is projectmanager bij de gemeente Nijmegen en heeft projecten in uitvoering waarbij de focus ligt op het organiseren en verbeteren van de e-dienstverlening van de gemeente aan de burgers. Het Statusformulier Inkomen wordt gehanteerd bij uitbetaling van de bijstandsuitkering. In de huidige situatie moeten burgers via een papieren formulier een eventuele wijziging in de persoonlijke situatie of additioneel inkomen doorgeven. Vaak betreft het maandelijks dezelfde gegevens zoals kopieën van loonstrookjes e.d.

Voor het project 'Digitale Statusformulier Inkomen' ontwikkelt Vicrea een digitaal Statusformulier volgens de wensen van de Gemeente Nijmegen. 'Wij hadden het generieke Smartforms platform van Vicrea al geïmplementeerd bij het mid-office project en zochten voor dit project een oplossing waarin de ontwikkeling van E-dienstverleningsproducten met logica centraal staat. De Smartforms van Vicrea voorzien hierin.'

Start, aanpak en werkwijze

Rob Remie:

'Vicrea deelde de visie op de complexe uitdaging van een professionele E-dienstverlening. Dit maakte de ontwikkeling van de e-dienst in een iteratieve ontwikkelingswijze mogelijk. Samen met de ontwikkelaars van Vicrea zijn steeds nieuwe stappen - de zogenaamde sprints -  gezet. Dit gaf ons niet alleen inzicht op het traject, maar stelde ons in staat om flexibel de vooraf niet voorziene elementen toch te implementeren.'

De ontwikkelde smartforms worden zowel intern als met ‘echte’ klanten uitgebreid getest. “De verwerking in de backoffice is een complex traject” vertelt Rob, “de rechtmatigheid moet tot op de euro nauwkeurig worden geborgd, als gemeente kun je je hierin geen fouten permitteren.”

De resultaten

De Vicrea smartforms worden naar verwachting in juni 2014 geïntroduceerd,  Rob Remie vat de resultaten als volgt samen:

'In de backoffice is op termijn een efficiencybesparing te realiseren in Fte en een besparing in portikosten. Jaarlijks worden nu ca. 72.000 fysieke formulieren verstuurd. Bijkomend  voordeel is dat er minder papieren formulieren kwijt raken. M.b.v. e-mail notificatie  zorgen we ervoor dat de klant geactiveerd wordt om het digitale formulier volledig te doorlopen.'

Voor de burgers is het maandelijkse proces vergemakkelijkt.  Rob Remie vergelijkt het proces met een – sterk vereenvoudigde manier – van de wijze waarop burgers online hun jaarlijkse belastingaangifte invullen: “De reeds bekende gegevens staan er al en via een slimme routing krijg je als burger geen vragen die er bij de specifieke situatie van de klant niet toe doen. Het project past goed in onze dienstverleningsstrategie.”